ユニフォームの在庫管理、こんなお悩みはありませんか？
「気づいたら倉庫にサイズ違いのユニフォームが山積みになっている」 「退職者が出るたびに在庫がずれていく」「発注のたびに数が合わない」——。 企業や店舗でユニフォームを扱う総務・人事・店舗運営のご担当者様から、 このようなご相談をよくいただきます。
ユニフォームは食品や消耗品と違い、サイズ・性別・部署・シーズン といった複数の切り口で管理しなければならず、在庫管理が非常に複雑です。 本コラムでは、ユニフォームの在庫管理が難しくなる原因を整理したうえで、 余剰在庫を減らすための具体的な方法を、実務目線で分かりやすく 解説します。
ユニフォームの在庫管理が難しい3つの理由
1. サイズ展開が多く、需要予測が難しい
ユニフォームはS〜3Lなど多いサイズ展開があり、入社・異動のたびに 必要なサイズが変動します。「よく出るサイズ」と「滅多に出ないサイズ」の 差が大きく、平均値で発注すると必ず余剰が生まれます。
2. 入退社・異動のタイミングが読みにくい
新卒入社が集中する4月だけでなく、中途入社や退職は年間を通じて発生します。 返却されたユニフォームの再利用ルールが決まっていないと、 「使えるのに眠っている在庫」がどんどん増えていきます。
3. 発注担当者の「勘」に依存している
在庫台帳がExcelで属人化していたり、担当者の感覚で発注ロットを 決めていたりするケースは少なくありません。担当者が変わった途端に 管理が崩れてしまうのも、よくある失敗パターンです。
余剰在庫が発生する主な原因
- サイズ別の使用実績を記録せず、感覚で発注している
- 退職・異動時の回収ルールが決まっていない
- 季節ユニフォーム（夏用・冬用）の入れ替え時期の在庫が読めない
- 発注ロット（最小発注数）を意識せず、まとめて発注してしまう
- 複数拠点・複数部署の在庫状況を一元管理できていない
これらの原因は、突き詰めると「実績データの可視化不足」と 「ルールの不在」の2点に集約されます。次の章で、それぞれに 対する具体的な対策を見ていきましょう。
今日からできる！余剰在庫を減らす5つの方法
方法1：サイズ別の使用実績を「見える化」する
まず取り組みたいのが、過去1〜2年分の発注・支給実績をサイズ別に 集計することです。どのサイズがどれくらいの頻度で必要になるかが 分かれば、発注量を実績ベースで最適化できます。Excelでも構いませんが、 拠点・部署が多い場合はクラウド管理表やシステム化がおすすめです。
方法2：退職・異動時の「回収→再利用」ルールを作る
洗濯・クリーニングをすれば再利用できるユニフォームも多くあります。 「退職時は必ず回収する」「回収後は状態チェックしてから再配布用の 在庫に戻す」といったフローを明文化するだけで、余剰在庫を新規発注の 代わりに活用できるようになります。
方法3：発注ロットとタイミングを見直す
「まとめて発注すれば単価が下がる」という発想は一見合理的ですが、 サイズ在庫に偏りが出やすくなります。発注先によっては小ロット対応や サイズ単位の追加発注に対応しているケースもあるため、単価だけでなく 在庫リスクも含めて発注先を見直すことをおすすめします。
方法4：在庫の「定期見直しサイクル」を決める
半年〜1年に1回、在庫の棚卸しと使用実績の見直しを行う社内ルールを 設定しましょう。定期的にチェックする仕組みがあれば、在庫の偏りに 早く気づき、次回発注で微調整できます。
方法5：発注管理システム・専用ツールを活用する
拠点数や在庫アイテムが多い企業では、Excel管理では限界が来ます。 サイズ別在庫・発注履歴・支給履歴を一元管理できる発注システムを 導入することで、余剰在庫の発生自体を未然に防ぎやすくなります。
チェックリスト：あなたの会社の在庫管理は大丈夫？
- □ サイズ別の使用実績を記録できているか
- □ 退職・異動時の回収ルールが明文化されているか
- □ 発注ロットは在庫リスクを考慮して決めているか
- □ 定期的な棚卸し・見直しの機会があるか
- □ 複数拠点の在庫情報を一元管理できているか
2つ以上当てはまらない項目がある場合は、余剰在庫が発生しやすい状態と 言えます。まずは実績の可視化からスタートしてみましょう。
よくあるご質問
Q. ユニフォームの適切な在庫量はどれくらいですか？
A. 明確な正解はありませんが、目安として在籍人数の5〜10%程度を 予備在庫として持つ企業が多く見られます。ただし業種・離職率・拠点数に よって最適値は変わるため、まずは自社の使用実績データを基準にするのが 確実です。
Q. サイズ在庫の偏りをすぐに解消する方法はありますか？
A. 拠点間・部署間での在庫の共有や、回収したユニフォームのリユースが 即効性のある対策です。加えて、次回発注時にサイズ別実績を反映すれば 中長期的にも偏りを抑えられます。
Q. 在庫管理を効率化するにはシステム化が必須ですか？
A. 必須ではありませんが、拠点数やアイテム数が多い企業ほど効果が大きくなります。まずはExcelで実績の可視化から始め、管理が煩雑になってきた 段階でシステム導入を検討するのがおすすめです。
まとめ
ユニフォームの余剰在庫は、サイズ実績の可視化・回収ルールの整備・ 発注方法の見直しという地道な取り組みで着実に減らすことができます。「何から始めればいいか分からない」という場合は、まず直近1年分の 発注・支給実績を洗い出すところからスタートしてみてください。
東京ユニフォームでは、在庫管理のご相談から発注システムのご提案までサポートしております。余剰在庫にお悩みの際は、お気軽にお問い合わせください。
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